テレワークで成果を最大化させる方法とは

対面よりもコミュニケーションにストレスがかかるテレワークにおいて、どのようにすれば成果を最大化できるでしょうか。

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対面よりもコミュニケーションにストレスがかかるテレワークにおいて、どのようにすれば成果を最大化できるでしょうか。

ポイントとなるのは、

  • チームや個人のテレワークでの「ルール」を決めること
  • 進捗管理シートなど仕事を円滑に進める「ツール」を活用すること
  • チームや組織での「信頼関係」を築くこと

以上の3点です。

チームによるルール作り

テレワークでは無意識の牽制や遠慮、不信感が発生しやすく、コミュニケーションの分断を生むことがあります。
そのため、チーム内会議、取引先との会議など、シチュエーション別のルールを定めることで、円滑に仕事を進めることが大切です。
また個人のライフスタイルに合わせた「Myルール」を設定し、チームメンバーに共有することも大切です。
(例:子供の送迎後、〇時から始業)

ルール作りに役立つプロセスやテンプレートは、以下をご参照下さい。

【関連資料】
・成否を分けるルール作り  PDF(250KB)

テレワーク環境下の労務管理に関するルール作り

物理的に離れた環境で働くテレワークにおいては、現場マネージャーと人事部が緊密に連携し、下記3つの観点で労務管理上のチャレンジに対処することが不可欠となります。

詳しくは以下をご参照下さい。

【関連資料】
・テレワークにおける労務管理  ―  3つの観点  PDF(454KB)

テレワークでは、チームメンバーとの作業分担や進捗確認に戸惑うことがあります。

ポイントは、「目的」を明確にした上で「作成物」を定義し、「作業分解」すること、「進捗管理シート」を活用して作業状況を確認すること、全体の作業の流れを合意した上で具体化に入ることが大切です。

作業分担の課題と解決法や各種テンプレートは、以下をご参照ください。

【関連資料】
・テレワークのヒント
・プロジェクトリスク管理ツール
・プロジェクト計画・進捗管理表
・プロジェクト計画一覧
・成果物進捗管理表
 


 PDF(288KB)

 Excel(75KB)

 Excel(176KB)

 Excel(51KB)

 Excel(75KB)

従業員サーベイ

タイムリーに従業員のコンディションを把握する

テレワークにおいて、従業員サーベイは、従業員のパフォーマンスを高めるための基礎情報の収集として重要です。今回は、ベンダー側と実施企業側のゲストをお招きして、インタビューさせていただき、最新の従業員サーベイのトレンドや、各社での実施のコツを動画でご紹介します。

またEYならではの、サーベイの目標設定や実施のコツを資料にまとめましたのでご活用ください。

Special Interview
「パルスサーベイ実施のコツ ~タイムリーに従業員のコンディションを把握する」

ゲスト:
 参天製薬株式会社 人事本部 人事統括部長 和田 哲 氏
 クアルトリクス・ジャパン EXソリューション ストラテジー ディレクター 市川 幹人 氏

Chapter:
 1. パルスサーベイとは - 最近の従業員サーベイのトレンドとは?(0:00~)
 2. パルスとは? - 取り組み実践企業から見たサーベイ(5:33~)
 3. 従業員にサーベイに前向きに取り組んでもらうためのポイントとは?(11:28~)

(再生時間:23分11秒)

【関連資料】
・パルスサーベイ ~タイムリーに従業員のコンディションを把握する  PDF(316KB)

テレワークではコミュニケーション上のストレスを感じることがありますが、オンラインでも相手との「信頼関係」を築くことで、コミュニケーションを円滑化し、生産性を上げることができます。

ここでは、「信頼関係」をつくるヒントを個人、チーム、組織の3つの観点からご紹介します。

  • 個人

    「雑談」でアイスブレーク

    オンライン会議の冒頭、議題に入る前に「雑談」することで場の緊張がほぐれます。
    最近のよかったできことや、最新情報を共有しましょう。

    丁寧な「リアクション」

    音声を「ミュート」することの多いオンライン会議では、相づちや同意などのリアクションが伝わらないため、スピーカーには負担が感じられます。
    「ミュート」時もチャット機能を使い、絵文字や「いいですね!」といったメッセージを送るなど「リアクション」を取ることで、スムーズに会話が進められます。

    ためらわずに助けを求める

    短所を隠したり、助けを求めることをためらってしまうと互いの相違点を解消できず、お互いにスキルや経験を活用しあうことが難しくなります。
    自分の短所や間違いを認め、必要な時に即座に助けを求めることで、チームの成果を高めることができます。

    プライベートの話しをする

    負担にならない範囲で「出身地」や「兄弟」、「子どもの頃にチャレンジしたこと」などプライベートの話題に触れることで、互いの心の障壁を取り払うことができます。それにより必要な時に助けを求め、チームとして成果を高めることができます。

  • チーム

    チームの目的(Why)を共有する

    個別のタスクに入る前に、チームやプロジェクトの目的(Why)をチームメンバーで共有することで、何をするのか(What)、どうやるのか(How)など個別の議論をスムーズに進めることができます。
    目的は、メンバーの共感を集め、行動を促し、熱意を生む原動力になります。
    オンライン会議でも目的を互いに共有することで、複雑なタスクも協力して実施することができます。
     

    信頼を生む行動をチーム全体に広める

    上記のポイントを「知識」として知っていても、実践している人が少ない場合、周りの目を気にして「行動」に移せないことがあります。
    そのためリーダーが率先して「行動」することが大切です。また、メンバーの一人に新しい行動を取るよう促し、それを「称賛」することで、次第によい行動を組織に根付かせることができます。
    数名が新しい行動を取り変化の臨界点を超えると、チーム全体に信頼を生む行動が広がります。

  • 組織

    チェンジ・エージェントによるテレワークの定着化

    テレワークに対する不安や抵抗感を減らし、組織に「信頼」を醸成しつつテレワークを主とした業務を定着させるために、チェンジマネジメントの手法が有効です。
    チェンジマネジメントは、チェンジ・エージェントが中心となって組織に推進します。

    【関連資料】
    ・チェンジ・エージェント活用によるテレワークの定着化  PDF(373KB)

    信頼をベースにしたチーム作り

    最高の成果を上げるチームは「成果を上げる5つの行動」を日頃から実践しています。

    1. 信頼関係がある
    2. 衝突を受け入れる
    3. コミットしている
    4. 説明責任が問われる
    5. チームの結果を重視する

    この5つの行動をチームに組み込み、習慣化するためのワークショップテンプレートを活用ください。

    【関連資料】
    ・"最高の成果を上げるチーム"をどう作るか?  PDF(490KB)

    テレワークでいかに多様性を生かすか?

    テレワークにおいて組織として高い成果を維持するためには、一人ひとりの能力を最大限に引き出すとともに、魅力ある職場づくりを通じて優秀な人財を確保・維持することが重要です。
    その前提となるのが、ダイバーシティ&インクルーシブネス(D&I)です。
    性別・国籍・文化を異にする多様な人財を受け入れ、彼らが能力を発揮できる環境を整えることは、相互理解を促すとともに

    EYには、D&Iの専門チームの他に、女性ネットワークであるWindSや、LGBT+ネットワークのUnityといったコミュニティが存在し、D&Iの取り組みをトップダウン、ボトムアップで推進しています。
    これらのD&Iコミュニティの存在により、テレワークにおいても孤立することなく、互いの立場を尊重し、高いパフォーマンスを維持することができます。

    今回は、子育て中のEYのコンサルタントがコミュニティの重要性とともに、子供がいる家庭でいかにパフォーマンスを維持しているか、その秘訣を対談でご紹介します。


    (再生時間:10分43秒)

    【関連資料】
    ・テレワークでいかに多様性を生かすか?  PDF(490KB)

  • パフォーマンス改善

    今こそセルフコンディショニング

    労働生産性の低下に直結し、企業にとっても大きな損失となります。
    テレワークにおいて、パフォーマンスを発揮するために、個々人の心身のセルフコンディショニングの重要性がますます高まっています。
    このセルフコンディショニング術を全3回にわたりPDFで紹介、また業界のエキスパートとの対談動画を公開いたします。

    Special interview 動画:
    第1回「ブレイクタイム術 - テレワークにおけるメリハリのある働き方」

    ゲスト:
    「オフィスポ」 プロジェクトプロデューサー/ブレークタイムデザイナー 奥村 誠浩 氏 

    (再生時間:9分49秒)

    【関連資料】
    ・vol.1 ブレイクタイム術 - テレワークにおけるメリハリのある働き方  PDF(1.4MB)

    Special interview 動画:
    第2回「仕事の終わり方、始め方」

    ゲスト:
    はたらく人の健康づくり研究者/慶應義塾大学SFC研究所 上席所員 西本 真寛 氏

    (再生時間:12分46秒)

    【関連資料】
    ・vol2. 仕事の終わり方、始め方  PDF(698KB)

    Secial Interview :
    第3回「パフォーマンスを高めるリモートオフィス環境とは?」

    ゲスト:
    株式会社イトーキ ソリューション開発部/認定人間工学専門家 上席所員 高原 良 氏

    (再生時間:16分40秒)

    【関連資料】
    ・vol3. パフォーマンスを高めるリモートオフィス環境とは?  PDF(416KB)

日本で働くEY海外出身者のテレワークアドバイス

テレワークを早くから取り入れている海外出身のEYプロフェッショナルによる、テレワークをスムーズに進めるためのコツを紹介します。

  • 米国出身女性 アソシエートパートナー

    テクノロジーの上手な活用法
    • メンバーとスムーズなコミュニケーションを取れるよう、チャットツールを起動し自分の「ステータス」(連絡可能、取込み中、退席中など)を常に最新にしておく。
    • 自分がいる「場所」(ロケーション)をカレンダーへ登録し、予定をチームと共有する。コンフィデンシャルな予定については「非公開」(プライベート)に設定しておく。
    • オンライン会議を毎日行い、チームの状況を確認する。プロジェクトの進捗状況や質疑応答、優先タスク確認します。これにより、メンバーとコネクトしていることを実感することができます。
      • ランチタイムに軽いエクササイズや散歩をする。
      • 終業後はPCの電源を切り、オンとオフのメリハリをつける。
    テレワークでつい働き過ぎないために
    • ランチタイムに軽いエクササイズや散歩をする。
    • 終業後はPCの電源を切り、オンとオフのメリハリをつける。

     

  • カナダ出身男性 マネージャー

    こまめにコミュニケーションを
    • 電話やメッセージで同僚に気軽に連絡する。オフィスで話をする感覚で状況に合わせたツールを使い、コミュニケーションをとる。
    • すぐ電話に応答できるように、イヤホンやヘッドセットを接続しておく。
    オンライン会議を効率的に
    • 会議の前に、タスクや必要事項をあらかじめ会議参加者へ依頼・連絡しておく。
    • 会議中にプレゼンテーションする必要がある場合は、すぐに表示できるようファイルを準備しておく。
    • 会議は通常の勤務時間内(平日の午前9時~午後6時の間)に行うようにする。
    • 会議は時間に余裕を持って設定する。例えば翌朝のミーティングへの招集を前日の夜に送るなど、無理なミーティング設定は行わない。
    オンラインカレンダーの設定
    • チームメンバーとカレンダーを共有し、常に最新の状態に更新しておく。
    • 業務に集中したい時間帯はスケジュールをブロックし、会議や依頼が入らないようにしておく。
    自宅の環境
    • 自宅内で作業するスペースを確保する。
    • 電話やミーティングに参加する時間帯など、静かな環境が必要な場合は、事前に家族に説明しておく。
    一日の勤務終了後
    • テレワークの場合はオフィスへの通勤がないので、気持ちの上での切り替えが大事。仕事と生活の区切りをつける。
    • その日の業務が終わったらPCを閉じる。

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「テレワーク導入のためのノウハウ・テンプレート」解説記事がOperation Onlineに掲載されました。

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#02 【テレワークTips】テレワークで分担作業計画をつくる(2020.04.17)

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