ケイパビリティ
People Advisory Services(PAS)

テレワークで成果を最大化させる方法とは

対面よりもコミュニケーションにストレスがかかるテレワークにおいて、どのようにすれば成果を最大化できるでしょうか。

ポイントとなるのは、

  • チームや個人のテレワークでの「ルール」を決めること
  • 進捗管理シートなど仕事を円滑に進める「ツール」を活用すること
  • チームや組織での「信頼関係」を築くこと
以上の3点です。

テレワークルール画像 テレワークツール画像 テレワーク信頼画像

ルール

テレワークルール画像

テレワークでは無意識の牽制や遠慮、不信感が発生しやすく、コミュニケーションの分断を生むことがあります。

そのため、チーム内会議、取引先との会議など、シチュエーション別のルールを定めることで、円滑に仕事を進めることが大切です。

また個人のライフスタイルに合わせた「Myルール」を設定し、チームメンバーに共有することも大切です。
(例:子供の送迎後、〇時から始業)

ルール作りに役立つプロセスやテンプレートは、以下をご参照下さい。

ツール

テレワークツール画像

テレワークでは、チームメンバーとの作業分担や進捗確認に戸惑うことがあります。

ポイントは、「目的」を明確にした上で「作成物」を定義し、「作業分解」すること、「進捗管理シート」を活用して作業状況を確認すること、全体の作業の流れを合意した上で具体化に入ることが大切です。

作業分担の課題と解決法や各種テンプレートは、以下をご参照ください。

信頼

テレワークではコミュニケーション上のストレスを感じることがありますが、オンラインでも相手との「信頼関係」を築くことで、コミュニケーションを円滑化し、生産性を上げることができます。

ここでは、「信頼関係」をつくるヒントを個人、チーム、組織の3つの観点からご紹介します。

テレワーク:個人の信頼の画像 テレワーク:チームの信頼の画像 テレワーク:組織の信頼画像

個人

「雑談」でアイスブレーク

オンライン会議の冒頭、議題に入る前に「雑談」することで場の緊張がほぐれます。
最近のよかったできことや、最新情報を共有しましょう。

丁寧な「リアクション」

音声を「ミュート」することの多いオンライン会議では、相づちや同意などのリアクションが伝わらないため、スピーカーには負担が感じられます。

「ミュート」時もチャット機能を使い、絵文字や「いいですね!」といったメッセージを送るなど「リアクション」を取ることで、スムーズに会話が進められます。

ためらわずに助けを求める

短所を隠したり、助けを求めることをためらってしまうと互いの相違点を解消できず、お互いにスキルや経験を活用しあうことが難しくなります。

自分の短所や間違いを認め、必要な時に即座に助けを求めることで、チームの成果を高めることができます。

プライベートの話しをする

負担にならない範囲で「出身地」や「兄弟」、「子どもの頃にチャレンジしたこと」などプライベートの話題に触れることで、互いの心の障壁を取り払うことができます。それにより必要な時に助けを求め、チームとして成果を高めることができます。

チーム

チームの目的(Why)を共有する

チームの目的(Why)の共有画像

個別のタスクに入る前に、チームやプロジェクトの目的(Why)をチームメンバーで共有することで、何をするのか(What)、どうやるのか(How)など個別の議論をスムーズに進めることができます。
目的は、メンバーの共感を集め、行動を促し、熱意を生む原動力になります。
オンライン会議でも目的を互いに共有することで、複雑なタスクも協力して実施することができます。

信頼を生む行動をチーム全体に広める

上記のポイントを「知識」として知っていても、実践している人が少ない場合、周りの目を気にして「行動」に移せないことがあります。
そのためリーダーが率先して「行動」することが大切です。また、メンバーの一人に新しい行動を取るよう促し、それを「称賛」することで、次第によい行動を組織に根付かせることができます。

数名が新しい行動を取り変化の臨界点を超えると、チーム全体に信頼を生む行動が広がります。

チーム全体に信頼を生む行動の広がり画像

組織

チェンジ・エージェントによるテレワークの定着化

テレワークに対する不安や抵抗感を減らし、組織に「信頼」を醸成しつつテレワークを主とした業務を定着させるために、チェンジマネジメントの手法が有効です。

チェンジマネジメントは、チェンジ・エージェントが中心となって組織に推進します。

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